Best Practice: Besprechungsräume für externe Kunden

Ein Besprechungsraum, der sowohl für Meetings als auch für Workshops genutzt wird, gehört zum Grundangebot eines jeden Coworking Spaces. Sowohl die Mitglieder eines Coworking Spaces fragen so ein Angebot nach, als auch externe Kunden. Diese halten gerne Arbeitstreffen in einer anderen Umgebung ab, um einen Tapetenwechsel zu erleben.

Laut Deskmags “Ultimate Coworking Space Data Report” von 2019 machen Eventflächen und Besprechungsräume für externe Kunden rund 28 Prozent des Gesamtumsatzes eines Coworking Spaces aus. Das kann aber in jedem Coworking Space anders sein, denn es hängt sowohl von der Nachfrage vor Ort als auch den Möglichkeiten der Fläche ab. 

Besprechungsräume für externe Kunden funktionieren in einem neuen Coworking Space oft als erstes Produkt. Damit fremdeln die Menschen nicht, dieses Angebot kennen sie bereits von Hotels. Coworking dagegen ist für sie meist ein unbekanntes Angebot. Deshalb sollte jeder leere Teamraum, bis dieser dauerhaft gebucht wird, ein freier Besprechungsraum sein.

Gezielte Vermarktung

Es lohnt sich für Betreiber:innen, Besprechungsräume gezielt als Leistung des Coworking Spaces zu vermarkten. Dabei darf nicht nur an Unternehmen als Zielgruppe gedacht, sondern verschiedene Nutzungsszenarien berücksichtigt werden. Auch kommunale Verwaltungen, interessenbezogene Gruppen und Vereine sind potentielle Nutzer:innen.

Motivationen sind der bereits erwähnte Tapetenwechsel sein, um Inspiration aus einer veränderten Umgebung zu ziehen, aber auch ein oft geringerer, bürokratischer Aufwand beim Buchen. Dies berichten oft Angestellte an Hochschulen und auch Verwaltungen, die sich lieber in einem Coworking Space treffen als in den Räumen ihrer Arbeitsstätten.

Solche Nutzungen müssen deshalb auch kommuniziert werden, um andere wiederum zu inspirieren, es ebenfalls zu versuchen. Betreiber:innen sollten deshalb davon berichten, wenn sich beispielsweise der Schachverein, ein Meetup zum Thema Fotografie oder eben ein Hochschulkurs einen Besprechungsraum im Coworking Space gebucht haben.

Einfache Prozesse

Es ist ratsam, Anfragen innerhalb von 12 Stunden zu beantworten. Durch gezielte Fragen (bspw. zur Technik, Catering, dem Tischsetting, etc.) lassen sich viele Informationen zur Buchung und den Bedürfnissen des Kunden einsammeln. Auch solche, an die der Kunde selber nicht gedacht hat. Somit kann schneller ein passendes Angebot erstellt werden.

Auch die Rollenverteilung im Team muss klar sein: Wer bereitet die Buchung vor? Wer empfängt die Kunden? Wer ist als Ansprechpartner vor Ort und hilft bei Problemen oder Wünschen? Und wer räumt nach der Buchung auf, damit der Raum schnell wieder zur Verfügung steht? Diese Prozesse müssen durchdacht sein und stets optimiert werden.

Am wichtigsten sind ein einfacher Buchungsprozess und eine zeitnahe Kommunikation mit den potentiellen Kunden. Dies sorgt für eine hohe Zufriedenheit, was externe Kunden unter Umständen zu Stammkunden macht, aber auch zu Multiplikator:innen für das Angebot des Coworking Spaces. Und das ist die beste Werbung, die man sich wünschen kann.

Foto: Jason Goodman, via Unsplash